Blog
Mengelola Piutang Usaha Jasa dengan Umur Piutang
Usaha jasa yang laris tetap bisa kehabisan uang. Pekerjaan sudah selesai, invoice sudah terbit, tetapi pembayaran datang berminggu-minggu kemudian, sementara gaji dan sewa jatuh tempo bulan ini. Piutang adalah modal kerja yang Anda pinjamkan kepada klien tanpa bunga. Mengelolanya dengan tertib sering lebih berpengaruh pada arus kas daripada menambah klien.
Mulai dari laporan umur piutang
Laporan umur piutang mengelompokkan invoice yang belum lunas menurut lamanya sejak jatuh tempo. Contoh ilustratif:
| Klien | Belum jatuh tempo | 1–30 hari | 31–60 hari | Lebih dari 60 hari |
|---|---|---|---|---|
| Klien A | Rp 12.000.000 | |||
| Klien B | Rp 6.000.000 | |||
| Klien C | Rp 4.500.000 | Rp 3.000.000 |
Dari tabel itu terlihat urutan tindakan: Klien C dihubungi lebih dulu, lalu Klien B, sedangkan Klien A cukup mendapat pengingat. Tanpa laporan seperti ini, penagihan cenderung mengikuti siapa yang paling Anda ingat, bukan siapa yang paling perlu.
Susun termin sejak penawaran
Piutang paling mudah dikendalikan sebelum terbentuk.
- Uang muka. Untuk proyek bernilai besar, minta sebagian di awal.
- Termin berdasarkan tahap. Kaitkan penagihan dengan hasil kerja yang dapat diperiksa, misalnya draf pertama atau serah terima.
- Jatuh tempo yang eksplisit. Tulis tanggalnya di invoice, bukan hanya "30 hari".
- Syarat keterlambatan. Bila Anda menerapkan denda atau penghentian layanan, tuliskan di kontrak sebelum pekerjaan dimulai.
Ritme penagihan
- Kirim invoice segera setelah tahap selesai.
- Konfirmasi penerimaan beberapa hari kemudian. Banyak invoice tertunda karena tersangkut di kotak masuk bagian keuangan klien.
- Pengingat sebelum jatuh tempo dan pada hari jatuh tempo.
- Tindak lanjut terjadwal setelah lewat jatuh tempo: telepon atau pesan, lalu surat resmi bila perlu.
- Catat setiap kontak, agar siapa pun di tim dapat melanjutkan percakapan.
Catat pembayaran dengan benar
- Pembayaran sebagian. Catat sebagai pembayaran atas invoice terkait. Sisa tetap menjadi piutang.
- Potongan pajak oleh klien. Bila klien memotong pajak dari pembayaran, uang yang masuk lebih kecil daripada tagihan. Catat potongan itu sebagai bagian pelunasan dan minta bukti potongnya. Invoice yang rapi sejak awal memudahkan hal ini (lihat cara membuat invoice yang benar).
- Koreksi. Bila invoice salah, terbitkan nota kredit dan invoice baru, jangan menghapus dokumen lama.
Kapan piutang dianggap bermasalah
Tidak ada batas tunggal yang cocok untuk semua usaha. Tetapkan sendiri titik tinjauan, misalnya piutang yang lebih dari 60 hari, lalu putuskan tindakan: negosiasi cicilan, penghentian layanan baru untuk klien tersebut, atau konsultasi hukum. Perlakuan akuntansi dan pajak atas piutang yang tidak tertagih sebaiknya dikonfirmasi kepada akuntan atau konsultan pajak.
Mengerjakannya di Kriva
Modul Penjualan Kriva menyediakan invoice, penawaran, invoice berulang, nota kredit, penerimaan pembayaran termasuk PPh 23, pengingat jatuh tempo, tautan invoice publik, PDF, dan laporan umur piutang. Pembayaran online dari tautan invoice melalui Xendit atau Paper.id tersedia di modul Penagihan dan Pembayaran Online. Pengingat WhatsApp otomatis dan portal pelanggan belum tersedia.
Baca fitur penagihan dan invoice, lihat solusi untuk usaha jasa, atau coba gratis.
Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum atau pajak.