Cara Membuat Invoice yang Benar untuk Usaha Jasa

Invoice adalah dokumen yang meminta pembayaran atas pekerjaan yang sudah Anda selesaikan. Bagi usaha jasa, invoice juga menjadi dasar pembukuan: dari invoice itulah pendapatan dan piutang tercatat. Invoice yang rapi mempercepat percakapan penagihan, sedangkan invoice yang membingungkan sering menjadi alasan klien menunda pembayaran. Artikel ini membahas unsur yang sebaiknya ada, cara menyusun nomor dan tanggal, dan apa yang dilakukan bila ada kesalahan.

Apa itu invoice dan kapan dibuat

Invoice dibuat setelah pekerjaan selesai, atau pada tahap yang sudah disepakati dalam kontrak, misalnya uang muka, termin, atau akhir proyek. Invoice berbeda dari penawaran harga. Penawaran adalah tawaran sebelum ada kesepakatan, sedangkan invoice adalah tagihan atas sesuatu yang sudah disepakati. Invoice juga berbeda dari kuitansi, yaitu bukti bahwa pembayaran sudah diterima.

Satu aturan praktis: terbitkan invoice sedekat mungkin dengan penyelesaian pekerjaan. Semakin lama jeda antara pekerjaan dan tagihan, semakin besar kemungkinan klien lupa konteksnya dan semakin sulit menghitung jatuh tempo yang wajar.

Unsur yang sebaiknya ada

Bentuk invoice tidak harus seragam, tetapi unsur berikut membuatnya mudah dipahami dan mudah diperiksa:

1. Identitas penjual. Nama usaha, alamat, kontak, dan NPWP bila ada.
2. Identitas pembeli. Nama perusahaan atau perorangan yang ditagih, alamat, dan NPWP bila klien memerlukannya.
3. Judul dan nomor invoice. Nomor harus unik dan berurutan agar mudah dilacak.
4. Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo. Dua tanggal ini berbeda dan keduanya penting.
5. Rincian jasa. Deskripsi yang spesifik, jumlah, satuan, dan harga satuan. Tuliskan "Desain identitas merek, 3 revisi" dan bukan hanya "Jasa desain".
6. Diskon, bila ada. Tampilkan sebagai baris atau kolom sendiri agar klien melihat potongannya.
7. Pajak. PPN hanya dicantumkan bila usaha Anda berstatus pengusaha kena pajak. Status PKP ditentukan oleh ketentuan perpajakan, jadi tanyakan kepada konsultan pajak bila Anda ragu.
8. Total tagihan. Sebaiknya disertai terbilang agar tidak ada keraguan angka.
9. Cara pembayaran. Nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening. Cantumkan juga berita transfer yang diminta, misalnya nomor invoice.
10. Syarat dan catatan. Misalnya denda keterlambatan jika disepakati, atau keterangan bahwa pembayaran dipotong PPh oleh klien.

Perlu diingat bahwa invoice berbeda dari faktur pajak. Faktur pajak adalah dokumen perpajakan tersendiri yang hanya diterbitkan oleh pengusaha kena pajak dengan ketentuan tersendiri. Jangan mencampurkan keduanya, dan tanyakan ketentuannya kepada konsultan pajak.

Nomor, tanggal, dan jatuh tempo

Nomor. Pilih format yang konsisten, misalnya awalan, tahun, bulan, dan nomor urut: INV/2026/10/0001. Urutan yang tidak berlubang mempermudah audit dan pencocokan. Jangan memakai ulang nomor invoice yang sudah dibatalkan; biarkan nomor itu tercatat sebagai batal. Bila Anda punya beberapa cabang atau badan usaha, pertimbangkan awalan berbeda per entitas.

Tanggal terbit. Tanggal ini menentukan periode pembukuan tempat pendapatan diakui. Bila periode pembukuan sudah ditutup, invoice bertanggal lebih awal tidak bisa lagi dimasukkan begitu saja.

Jatuh tempo. Sepakati dan tulis jelas, misalnya "14 hari sejak tanggal invoice" atau "30 hari sejak barang atau jasa diterima". Tulis tanggal pastinya, jangan hanya "net 30". Jatuh tempo yang eksplisit membuat pengingat penagihan lebih mudah dan tidak menimbulkan debat tentang penghitungan hari.

Rincian jasa, diskon, dan pajak

Hitung dari bawah ke atas dengan urutan yang sama setiap kali: jumlah dikali harga satuan, dikurangi diskon baris, lalu dikurangi diskon keseluruhan bila ada. Hasilnya adalah dasar pengenaan pajak (DPP). Bila PPN dikenakan, hitung PPN dari DPP, lalu jumlahkan menjadi total.

Contoh sederhana (angka ilustratif, bukan tarif pajak yang berlaku):

Pembulatan perlu aturan yang tetap. Satu praktik yang aman adalah membulatkan ke rupiah penuh pada setiap tahap dan menghitung pajak per dokumen, bukan per baris, agar total selalu sama bila dihitung ulang.

Bila klien Anda biasa memotong PPh 23 saat membayar, tulis catatan di invoice bahwa pembayaran dapat dipotong pajak, lalu catat selisih antara tagihan dan uang yang diterima dengan benar. Pastikan jenis pajak dan tarifnya bersama konsultan pajak Anda.

Mengirim dan menindaklanjuti

Kirim invoice lewat saluran yang benar-benar dibaca klien: email dengan lampiran PDF, tautan ke halaman invoice, atau pesan WhatsApp berisi tautan. Pastikan penerima tahu siapa yang menyetujui pembayaran di sisi mereka. Simpan catatan kapan invoice dikirim dan kapan dibuka bila alat Anda mendukungnya.

Rencanakan tindak lanjut sejak awal: pengingat beberapa hari sebelum jatuh tempo, pada hari jatuh tempo, dan sesudahnya. Pesan yang singkat dan sopan, menyebut nomor invoice dan tanggal jatuh tempo, lebih efektif daripada pesan panjang. Jangan menunggu dua bulan untuk menanyakan status.

Bila ada kesalahan

Kesalahan akan terjadi: nama klien salah, harga keliru, atau jumlah tidak sesuai kontrak. Prinsip yang aman adalah jangan menghapus invoice yang sudah terbit. Penghapusan membuat nomor berlubang dan menyulitkan pelacakan.

• Bila belum ada pembayaran, batalkan invoice (void) dengan alasan, lalu terbitkan invoice baru dengan nomor baru.
• Bila sudah ada pembayaran atau invoice sudah diterima klien, terbitkan nota kredit untuk mengurangi tagihan, lalu invoice pengganti bila perlu.
• Catat alasan setiap koreksi. Alasan yang tertulis membantu Anda dan akuntan saat memeriksa pembukuan di akhir periode.

Contoh susunan invoice sederhana

Bagian atas memuat logo, nama usaha, alamat, dan di sisi kanan judul "Invoice", nomor, tanggal terbit, dan jatuh tempo. Di bawahnya blok "Ditagihkan kepada" dengan data klien. Tabel rincian memuat uraian, jumlah, harga satuan, dan jumlah baris. Di bawah tabel, subtotal, diskon, pajak, dan total yang ditebalkan beserta terbilang. Bagian akhir memuat rekening pembayaran dan catatan syarat. Hindari warna latar yang mencolok pada tabel agar tetap terbaca saat dicetak hitam putih.

Mengerjakannya di Kriva

Di Kriva, invoice dibuat sebagai draf lebih dulu dan baru mendapat nomor saat diterbitkan. Total, diskon, dan pajak dihitung ulang di server sehingga angka invoice sama dengan angka di jurnal. Invoice dapat dikirim lewat tautan publik, PDF, email, atau tautan WhatsApp (Anda yang menekan kirim), dengan pengingat jatuh tempo yang dapat diatur. Invoice yang sudah terbit tidak dihapus: Anda membatalkannya (void) dengan alasan atau menerbitkan nota kredit.

Baca selengkapnya di halaman fitur penagihan dan invoice atau coba gratis.

---

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat pajak atau hukum. Untuk ketentuan perpajakan dan kontrak usaha Anda, konfirmasikan kepada akuntan atau konsultan pajak.