Mengelola Stok dan Piutang Toko Bangunan

Toko bangunan menjual ribuan jenis barang, dalam satuan yang berbeda-beda, ke pembeli yang berbeda-beda pula: warga yang membeli eceran dan kontraktor yang membeli banyak dengan tempo. Dua hal yang paling sering membuat pembukuan toko bangunan berantakan adalah stok yang tidak cocok dengan catatan dan piutang yang tidak terpantau.

Pecahkan masalah satuan lebih dulu

Semen dijual per sak, paku per kilogram atau per dus, pipa per batang atau per meter. Bila satuan tidak diatur dengan jelas, stok mudah salah hitung.

Tentukan satuan dasar untuk tiap barang, yaitu satuan terkecil yang dicatat stoknya.
Catat kemasan lain dan isinya: satu dus berisi sekian bungkus, satu renceng berisi sekian pak.
Pisahkan harga per satuan bila memang berbeda, misalnya eceran dan dus.

Dengan begitu, penjualan satu dus otomatis mengurangi stok sebanyak isinya, bukan satu.

Harga bertingkat tanpa kebingungan

Pembeli dalam jumlah besar biasanya mendapat harga lebih rendah. Tuliskan aturannya, misalnya harga eceran, harga untuk pembelian minimal tertentu, dan harga langganan kontraktor. Aturan tertulis mencegah harga yang berubah-ubah tergantung siapa yang menjaga kasir, dan memudahkan memeriksa margin tiap tingkat harga.

Piutang kontraktor

Penjualan kredit membantu menjaga pelanggan besar, tetapi juga mengikat modal Anda. Beberapa kebiasaan yang membantu:

Tetapkan batas kredit untuk tiap pelanggan dan tinjau secara berkala.
Catat penjualan kredit atas nama pelanggan, bukan sebagai penjualan tunai.
Tetapkan jatuh tempo yang jelas, misalnya 14 atau 30 hari.
Tinjau umur piutang tiap minggu dan hubungi dulu yang paling lama menunggak.
Terbitkan nota atau surat jalan yang ditandatangani penerima barang, agar tidak ada sengketa soal jumlah.

Opname stok yang tidak mengganggu

Menghitung seluruh gudang sekaligus jarang praktis. Cara yang lebih ringan:

Opname bergilir. Hitung satu kelompok barang per minggu, mulai dari barang bernilai tinggi atau cepat laku.
Catat selisih dan penyebabnya. Selisih berulang pada barang yang sama menunjukkan masalah pada penerimaan, penjualan, atau penyimpanan.
Lakukan penyesuaian stok sebagai transaksi tersendiri, bukan dengan mengubah angka diam-diam, agar ada jejak siapa yang mengubah dan kapan.

Pembelian dan utang ke pemasok

Catat barang masuk beserta harga belinya, karena harga beli menentukan harga pokok. Bila membeli kredit dari pemasok, catat sebagai utang dengan jatuh tempo, supaya kewajiban tidak terlewat dan Anda dapat memanfaatkan waktu bayar yang tersedia.

Mengerjakannya di Kriva

Kriva POS mendukung barang dengan harga eceran, renceng, dan dus, harga bertingkat menurut jumlah belanja, penjualan kredit dengan peringatan jatuh tempo, serta stok di beberapa cabang dalam satu layar. Bila tersambung ke Kriva lewat Kriva POS Connect, penutupan shift dijurnalkan otomatis, satu jurnal per shift. Di Kriva, modul Persediaan mencatat penerimaan dan penyesuaian stok serta menghitung HPP dengan biaya rata-rata (metode FIFO belum tersedia), dan modul Penjualan menyediakan laporan umur piutang. Kriva POS adalah produk terpisah dengan lisensi sendiri; Anda dapat mengunduh demonya untuk dicoba dengan data toko Anda.

Baca tentang Kriva POS, lihat daftar modul Kriva, atau coba gratis.

Artikel ini bersifat informasi umum. Kebijakan kredit dan perpajakan toko Anda sebaiknya dikonsultasikan kepada akuntan atau konsultan pajak.