Menagih Pelanggan Langganan Bulanan Tanpa Tunggakan

Usaha berlangganan, seperti penyedia internet lokal, sewa perangkat, atau layanan bulanan lain, punya pola yang berbeda dari toko: tagihannya berulang, jumlah pelanggannya banyak, dan nominal per pelanggan relatif kecil. Tunggakan kecil dari banyak pelanggan mudah luput, lalu tiba-tiba menjadi angka besar. Artikel ini membahas kebiasaan penagihan yang membuat tunggakan tetap terlihat dan terkendali.

Tetapkan aturan tagih yang sederhana

Aturan yang jelas mengurangi perdebatan dengan pelanggan:

Tanggal tagih dan jatuh tempo yang konsisten. Misalnya tagihan terbit tanggal 1 dan jatuh tempo tanggal 10. Pelanggan lebih mudah mengingat pola yang sama setiap bulan.
Bayar di muka atau di belakang. Tentukan satu dan tuliskan dalam perjanjian layanan. Bayar di muka mengurangi tunggakan, tetapi pilihan ini bergantung pada pasar Anda.
Masa tenggang dan konsekuensi. Tulis kapan layanan diingatkan, dibatasi, atau diputus, dan kapan disambung kembali.
Satu nomor rujukan per pelanggan. Nomor pelanggan yang tetap memudahkan mencocokkan transfer yang masuk.

Jangan menerbitkan tagihan satu per satu

Bila pelanggan Anda banyak, mengetik invoice tiap bulan memboroskan waktu dan rawan salah. Susun daftar pelanggan beserta paket dan harganya, lalu terbitkan tagihan dari templat berulang yang sama. Perubahan paket cukup dicatat sekali pada pelanggan terkait, bukan pada setiap tagihan satu per satu.

Atur pengingat berlapis

Pengingat yang tepat waktu menurunkan tunggakan lebih banyak daripada penagihan keras di akhir:

Beberapa hari sebelum jatuh tempo. Pengingat ramah berisi jumlah dan cara bayar.
Pada hari jatuh tempo. Pesan singkat berisi tautan tagihan.
Setelah lewat jatuh tempo. Pesan yang menyebut jumlah tertunggak dan batas waktu sebelum layanan dibatasi.

Gunakan bahasa sopan dan konsisten. Pelanggan yang lupa jauh lebih banyak daripada yang sengaja menunda.

Mudahkan pelanggan membayar

Makin sedikit langkahnya, makin cepat dibayar. Berikan tautan tagihan yang menampilkan jumlah dan pilihan pembayaran, serta nomor rekening yang tidak berubah-ubah. Bila pembayaran masuk lewat transfer, minta pelanggan mencantumkan nomor pelanggan atau nomor tagihan agar mudah dicocokkan.

Tangani pembayaran sebagian dan lebih bayar

Pembayaran sebagian. Catat sebagai pembayaran atas tagihan terkait; sisanya tetap tercatat sebagai piutang. Jangan menghapus tagihan lalu membuat yang baru.
Lebih bayar. Catat sebagai uang muka atau kredit pelanggan, lalu kurangkan pada tagihan berikutnya.
Pembayaran untuk beberapa bulan sekaligus. Alokasikan ke tagihan yang paling lama lebih dulu, kecuali pelanggan menyebut lain.

Pantau umur piutang tiap minggu

Daftar umur piutang mengelompokkan tunggakan menurut lamanya: belum jatuh tempo, 1 sampai 30 hari, 31 sampai 60 hari, dan seterusnya. Dari sini terlihat siapa yang perlu dihubungi lebih dulu dan apakah tunggakan menumpuk di kelompok lama. Tinjau setiap minggu, bukan setiap akhir tahun.

Menyusun kebijakan layanan

Pemutusan layanan memengaruhi hubungan dengan pelanggan, jadi tulis kebijakannya dengan jelas dan terapkan sama untuk semua. Catat tanggal pemutusan dan penyambungan kembali, serta biaya aktivasi bila ada, agar pembukuan dan kenyataan di lapangan sejalan.

Mengerjakannya di Kriva

Modul Penjualan Kriva memiliki invoice berulang, pengingat jatuh tempo, tautan invoice publik, PDF, penerimaan pembayaran, dan laporan umur piutang. Modul Penagihan dan Pembayaran Online menambahkan pembayaran dari tautan invoice lewat Xendit atau Paper.id, dan dana yang masuk tercatat otomatis sebagai pembayaran. Perlu diketahui bahwa pengingat WhatsApp otomatis dan portal pelanggan belum tersedia; pengingat dikirim lewat saluran yang disediakan aplikasi. Sebaiknya uji alur ini dengan beberapa pelanggan sebelum dipakai untuk seluruh basis pelanggan.

Baca fitur penagihan dan invoice atau coba gratis.

Artikel ini bersifat informasi umum. Perjanjian layanan dan kebijakan pemutusan sebaiknya ditinjau oleh penasihat hukum Anda.